สำหรับชาวต่างชาติที่วางแผนจะเดินทางไปประเทศจีน ไม่ว่าจะเป็นการไปทำธุรกิจ การทำงาน การเยี่ยมครอบครัว หรือการศึกษา การมีจดหมายเชิญจากจีน (Chinese Letter of Invitation) ถือเป็นสิ่งสำคัญ จดหมายเชิญนี้เป็นเอกสารทางการที่ออกโดยบุคคล บริษัท หรือองค์กรในจีน ซึ่งระบุวัตถุประสงค์ของการเดินทาง ระยะเวลาในการพักอาศัย และความสัมพันธ์ระหว่างผู้เชิญและผู้ได้รับเชิญ บทความนี้จะให้คำแนะนำอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับวิธีการขอจดหมายเชิญจากจีน ข้อมูลที่ควรมีในจดหมายเชิญ และขั้นตอนที่จะช่วยให้กระบวนการขอวีซ่าเป็นไปอย่างราบรื่น
1. จดหมายเชิญจากจีนคืออะไร?
จดหมายเชิญจากจีนคือเอกสารทางการที่ออกโดยบุคคลหรือองค์กรในจีน เพื่อเชิญชาวต่างชาติเข้าประเทศ จดหมายนี้จะมีข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการเดินทาง ระยะเวลาในการพักอาศัย และความสัมพันธ์ระหว่างผู้เชิญและผู้รับเชิญ ทางการจีนใช้เอกสารนี้เพื่อยืนยันว่าผู้ที่เดินทางมีเหตุผลที่ชอบด้วยกฎหมายและจะอยู่ภายใต้ความดูแลของผู้ที่เชื่อถือได้ จดหมายเชิญนี้มักเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับวีซ่าประเภทต่างๆ เช่น วีซ่าทำธุรกิจ (M) วีซ่าทำงาน (Z) วีซ่าเยี่ยมญาติ (Q และ S)
2. ใครบ้างที่ต้องใช้จดหมายเชิญจากจีน?
จดหมายเชิญจำเป็นสำหรับผู้ที่วางแผนจะเดินทางไปจีนเพื่อทำธุรกิจ ทำงาน เยี่ยมครอบครัว หรือด้วยเหตุผลส่วนตัว โดยสถานการณ์ที่ต้องใช้จดหมายเชิญ ได้แก่:
- การเดินทางเพื่อธุรกิจ (วีซ่า M): สำหรับผู้ที่เข้าร่วมการประชุม สัมมนา หรือติดต่อธุรกิจ
- วีซ่าทำงาน (Z): สำหรับผู้ที่มีงานทำในจีนและมีสัญญากับบริษัทในประเทศจีน
- การเยี่ยมครอบครัว (วีซ่า Q และ S): สำหรับผู้ที่ต้องการเยี่ยมครอบครัวในจีน ไม่ว่าจะเป็นระยะสั้นหรือระยะยาว
- การศึกษาและการวิจัยทางวิชาการ (วีซ่า X): ในบางกรณี โดยเฉพาะหากเป็นโปรแกรมที่จัดโดยสถาบันการศึกษาของจีน อาจต้องใช้จดหมายเชิญ
3. วิธีการขอจดหมายเชิญจากจีน
กระบวนการในการขอจดหมายเชิญจากจีนนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของวีซ่าและผู้เชิญ ในที่นี้คือบริษัทหรือบุคคล ดังนี้คือขั้นตอนพื้นฐาน:
- ระบุผู้เชิญ: ผู้เชิญอาจเป็นบริษัท องค์กร หรือบุคคลในจีน สำหรับวีซ่าธุรกิจ มักเป็นบริษัทที่เชิญ สำหรับวีซ่าส่วนตัว ญาติหรือเพื่อนอาจออกจดหมายได้
- ขอจดหมายเชิญจากผู้เชิญ: ให้ข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขหนังสือเดินทาง วัตถุประสงค์ในการเดินทาง และวันที่เดินทางแก่ผู้เชิญ บริษัทจีนที่มีประสบการณ์มักจะทราบถึงกระบวนการนี้
- ตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วน: จดหมายเชิญควรประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อของผู้เชิญ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเชิญและวัตถุประสงค์ของการเดินทาง
- รับและยื่นจดหมายเชิญ: ผู้เชิญสามารถส่งจดหมายผ่านอีเมลหรือไปรษณีย์ บางสถานทูตอาจต้องการจดหมายฉบับจริง ควรตรวจสอบกับสถานกงสุลจีนล่วงหน้า
4. ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในจดหมายเชิญจากจีน
เพื่อให้จดหมายเชิญมีผลและได้รับการยอมรับ จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ข้อมูลส่วนตัวของผู้รับเชิญ: ชื่อเต็ม วันเกิด หมายเลขหนังสือเดินทาง และสัญชาติ
- รายละเอียดการเดินทาง: วัตถุประสงค์การเดินทาง ระยะเวลาการพักอาศัย แผนการเดินทาง และความสัมพันธ์กับผู้เชิญ
- ข้อมูลผู้เชิญ: หากเป็นบริษัทควรระบุชื่อบริษัท ที่อยู่ ตราประทับ และข้อมูลการติดต่อ หากเป็นบุคคลควรระบุชื่อ หมายเลขบัตรประชาชน ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อ
- ลายเซ็นหรือตราประทับ: จดหมายเชิญควรมีลายเซ็นของผู้เชิญหรือตราประทับของบริษัท
5. เคล็ดลับเพื่อความสำเร็จในการขอจดหมายเชิญ
- ตรวจสอบข้อกำหนดของวีซ่า: ข้อกำหนดสำหรับจดหมายเชิญอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของวีซ่า
- ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง: ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนหรือผิดพลาดอาจทำให้กระบวนการขอวีซ่าล่าช้า
- วางแผนล่วงหน้า: การขอจดหมายเชิญอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะหากต้องการฉบับจริง
- อัพเดทข้อมูลเสมอ: นโยบายวีซ่าอาจเปลี่ยนแปลง ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับสถานกงสุลหรือสถานทูตจีน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
- จดหมายเชิญจากจีนจำเป็นสำหรับวีซ่าใดบ้าง?
โดยทั่วไป วีซ่าธุรกิจ (M) วีซ่าทำงาน (Z) วีซ่าเยี่ยมครอบครัว (Q) และวีซ่าเยี่ยมญาติ (S) มักต้องการจดหมายเชิญ ส่วนวีซ่านักท่องเที่ยวโดยปกติไม่ต้องการจดหมาย ยกเว้นในกรณีที่ผู้สมัครมีแผนพักอยู่กับเพื่อนหรือครอบครัว - เพื่อนหรือครอบครัวในจีนสามารถออกจดหมายเชิญได้หรือไม่?
ได้ สำหรับวีซ่าเยี่ยมครอบครัวหรือวีซ่าส่วนตัว ผู้เชิญสามารถเป็นพลเมืองจีนหรือชาวต่างชาติที่มีใบอนุญาตพำนักในจีน โดยระบุข้อมูลบัตรประชาชนหรือใบอนุญาตพำนัก - จำเป็นต้องมีจดหมายเชิญฉบับจริงหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับกงสุล บางแห่งอาจรับสำเนาสแกน ในขณะที่บางแห่งอาจต้องการฉบับจริง ควรตรวจสอบก่อนล่วงหน้า - จะเกิดอะไรขึ้นหากจดหมายเชิญไม่ครบถ้วน?
จดหมายเชิญที่ไม่ครบถ้วน อาจทำให้การขอวีซ่าล่าช้าหรือถูกปฏิเสธ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดครบถ้วน - ใช้เวลานานแค่ไหนในการได้รับจดหมายเชิญจากจีน?
ระยะเวลาขึ้นอยู่กับกระบวนการของผู้เชิญและวิธีการส่ง ควรเริ่มกระบวนการล่วงหน้าหลายสัปดาห์ก่อนการเดินทาง